Een grote valkuil in het bedrijfsleven is verkeerde prioriteiten stellen waardoor bepaalde taken blijven liggen die wel gedaan moeten worden.
Timemanagement nemen we makkelijk in de mond en het lijkt ook makkelijk, maar dat is het niet. Want we worden vaak meegesleurd door de dagelijkse to do’s en de ratrace. Prioriteiten gaan dan verloren en wij hebben het gevoel dat we niets gedaan krijgen.
Daarom heb ik de Eisenhower matrix in petto voor jullie: een handige methode om betere prioriteiten te stellen en je werkdag efficiënter in te delen.
WAT IS DE EISENHOWER MATRIX?
De Amerikaanse president Eisenhower had een bekende uitspraak: “dringende zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden dringend”. Hier bedoelde hij mee dat niet alle taken meteen gedaan moeten worden en dat het stellen van goede prioriteiten belangrijk is.
Hij ontwierp een model met 4 kwadranten: belangrijk, onbelangrijk, urgent en niet urgent.
- Belangrijk zijn taken die in het oog springen, die veel waarde brengen of een grote impact brengen. Ze geven je carrière een boost en als je ze niet doet, trappel je terplekke. Als jij ze niet doet, gebeurt er niets.
- Dringende werkzaamheden hebben vaak een harde deadline: spoedklusjes die adhoc tussenkomen, vragen van je chef, vergadering voorbereiden die zodadelijk komt…
[/vc_column_text][image_with_animation image_url=”7871″ alignment=”center” animation=”Fade In” border_radius=”none” box_shadow=”none” max_width=”100%”][vc_column_text]
WAT BETEKENEN DE VIER KWADRANTEN?
Verdeel je taken in de 4 kwadranten en dan kan je op één oogopslag zien wat je nu moet doen en wat kan wachten.
Kwadrant 1: belangrijk en dringend
Deze taken hebben je aandacht nodig en moeten meteen of binnen de twee dagen gebeuren:
- een deadline nadert dus je moet directe actie ondernemen
- acute klantvragen, boze klant die een oplossing wil
- factuur die je moet betalen
- lastminute naar de autokeuring
- quick fix zoeken
Resultaat is snel zichtbaar! Daarom is het heel erg verleidelijk om alleen in dit eerste kwadrant te werken. Je loopt dan wel het risico dat je je ander werk snel vergeet en dat je minder kwalitatief kan werken. Mensen met uitstelgedrag riskeren ook om veel in dit kwadrant te werken
Heb je soms het gevoel dat je achter de feiten aanholt en heb je het steeds druk druk druk? Dan is de kans groot dat je alles belangrijk en dringend vindt ! Onderzoek eens welke taken écht dringend zijn en probeer wat meer in te plannen: zie kwadrant 2.
Kwadrant 2: belangrijk en niet dringend
Deze taken zijn nodig om je doelen te bereiken. Waar je in het vorige kwadrant vooral reactief werkte, ga je nu proactief werken. Er is geen deadline, en daarom blijven deze taken soms wel eens liggen.
- planning
- netwerken
- onderhouden van klantrelaties
- sociale media optimaliseren
- website verbeteren
- ideeën voor nieuw project uitwerken
- sport en beweging
Wacht niet te lang met deze taken, want anders schuiven ze door naar het vorige kwadrant!
TIP: giet deze taken in een jaar & maand planning document of plan ze meteen in je agenda.
Kwadrant 3: niet belangrijk en dringend
Als je hier veel tijd in steekt ben je vooral bezig met taken die belangrijk zijn voor anderen en verlies je je eigen prioriteiten.
- een vergadering waar je zelf weinig aan hebt
- onverwacht bezoek
- taken van een collega overnemen
- telefoon met een vraag: “heb je een minuutje?”
- offertes opmaken
TIP:
- probeer eens vaker ‘nee’ te zeggen
- delegeer bepaalde taken
- zoek naar praktische oplossingen: telefoon doorschakelen, je deur sluiten
- check je mails nog maar één keer per dag
Kwadrant 4: niet belangrijk en niet urgent
Dit wordt ook wel het ‘kwadrant van de vlucht’ genoemd: het zijn vaak tijdrovende taken waar je niets aan hebt of die je doet om iets anders te vermijden. Het kost je veel tijd maar het levert geen bijdrage aan je doelen. Zonde van je tijd dus.
- uit automatisme je GSM checken
- Whatsapp op je pc zetten
- surfen zonder doel
- tv kijken
- vergaderingen zonder opvolging
- ongewenste mails sorteren
TIP: stop ermee!
IN 6 STAPPEN DE EISENHOWER MATRIX GEBRUIKEN
Dit is de theorie, maar hoe pas je dit nu allemaal toe? Dat kan in vijf eenvoudige stappen.
- Bepaal eerst: Welke doelen wil ik bereiken?
- Maak een overzicht van alle taken die je moet doen, per dag of per week
- Stel jezelf de vraag of deze taken je helpen je doelen te bereiken en of ze belangrijk en dringend zijn.
- Noteer alle taken in de vier kwadranten
- Maak op basis van de ingevulde matrix een planning
- Begin met de uitvoering van kwadrant 1, plan kwadrant 2 direct in uw agenda, delegeer kwadrant 3 en schrap kwadrant 4
Succes![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]